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ई-मेल – भाग ३

ई-मेल सर्च :    
भेजे व प्राप्त होनेवाले मेल्स की संख्या दिन प्रतिदिन बढ़ती ही जाती हैं। ऐसे में पुराना मेल खोजना हो तो ई-मेल सर्च समय की बर्बादी से बचाता है। इस के दो भाग हैं – बेसिक व एडवान्सड। जी-मेल के होम-पेज पर एक लम्बा चौड़ा सर्च बार होता है।

बेसिक सर्च :
यदि हमें फेसबुक शब्द वाला ई-मेल ढूंढ़ना हैं –

  • सर्च बार में फेसबुक लिखे।
  • व सर्च बटन पर क्लिक करें।

Email_3 (ई-मेल-3)

  • इसी पेज के नीचेवाले हिस्से में फेसबुक शब्दवाले ई-मेल नजर आयेंगे। या किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा प्रेषित ई-मेल ढूंढना है तो उसका ई-मेल एड्रेस सर्च बार में लिखे और सर्च बटन क्लिक करें।
  • उस व्यक्ति से संबंधित सारे मेल उसी पेज पर नीचे की ओर नजर आयेंगे।

एडवान्सड सर्च :
अब एडवान्सड सर्च के बारे में जानेंगे।
अगर हमें ऐसे ईमेल ढूंढने हैं जिनमे फेसबूक शब्द है और जो एक विशिष्ट व्यक्तीने भेजा है। मतलब दोनों चीजें होने वाले ईमेल्स ढूंढने हैं। ऐसी परिस्थिती मैं एडवान्सड सर्च काम आता है। सर्च बार के ड्रॉप डाऊन पर क्लिक करे अब निम्नानुसार विन्डो खुलेगी। फ्रॉम में उस व्यक्ति विशेष का ई-मेल एड्रेस लिखे।

Email_3 (ई-मेल-3)

  • हॅज द वर्ड्स के नीचे वाले बॉक्स में फेसबुक लिखिए।
  • अब विन्डो के निचले भाग पर बने सर्च बटन पर क्लिक करें।
  • इसी पेज पर नीचे की ओर उस व्यक्ति से संबंधित मेल नजर आयेंगे।

इसके अतिरिक्त भी एडवान्सड सर्च में निम्न ऑप्शन्स उपलब्ध हैं।

सर्च : मेल कहाँ ढूंढे (इन बॉक्स, सेंट, ड्राफ्टस्, ट्रॅश, स्पॅम फोल्डर ईत्यादी )
फ्रॉम : मेल लिखनेवाले का ई-मेल एड्रेस
टू : मेल जिसको लिखा जा रहा है, उसका ई-मेल एड्रेस
सब्जेक्ट : मेल का विषय
हॅज द वर्डस् : मेल में होनेवाले विशिष्ट शब्द
डझन्ट हॅव : मेल में न होनेवाले विशिष्ट शब्द
हॅज अटॅचमेन्ट : मेल में फाईल भेजी है या नहीं
डोन्ट इन्क्ल्यूड चॅट्स् : गुगल हॅग आऊटस्के द्वारा किए चॅटस्‌ भी ई-मेल रूप में सेव्ह होते हैं। उसे सर्च करना है या नहीं।

एडवान्सड सर्च में इन सारे ऑप्शन्स का इस्तेमाल करना आवश्यक नहीं है। चाहे उस या उन ऑप्शन्स को चुन सकते हैं। एडवान्सड सर्च के बाद दिखाए गये ईमेल्स की संख्या बेसिक सर्च के बाद दिखाए गये ईमेल्स की संख्यासे काफी कम रहती हैं। सर्च के बाद दिखाए गये ईमेल्स की संख्या जितनी कम उतना सर्च प्रभावकारक हुआ हैं ऐसे समझें।     

व्हेकेशन रिस्पाँडर :

इसे समझने हेतु एक उदाहरण लेते हैं –

  • मान लो आप हफ्ते की छुट्टी ले घूमने गये हैं।
  • इसी दौरान किसी व्यक्ति ने आपको मेल किया है व उसे तुरन्त उत्तर अपेक्षित है।
  • परन्तु दो दिन तक आप उसे प्रतिउत्तर नहीं देते।
  • तब वह व्यक्ति आपको फोन करके इस संदर्भ में पूछता है। तब उसे आप छुट्टी पर जाने की बात पता चलती है।
  • सामनेवाला व्यक्ति निराश हो जाता है व उसका काम रुक जाता है।

ऐसी परिस्थिती में व्हेकेशन रिस्पाँडर काम आता है। जब हम व्हेकेशन रिस्पाँडर सेट करते हैं, उस अवधि में हमें आए प्रत्येक ई-मेल के जवाब में तुरंत उत्तर अपने आप भेजा जाता है। यह उत्तर आपको पहलेसे सेट करना पडता है। इससे जो व्यक्ती आपको ईमेल भेज रही है उसे पता चल जाता है की आप उपलब्ध नही हैं और उसे वो काम किसी और से करवा लेना चाहिये।

व्हेकेशन रिस्पाँडर शुरू करना :

Email_3 (ई-मेल-3)

जनरल सेटिंग्स में व्हेकेशन रिस्पाँडर ढूंढे।

  • व्हेकेशन रिस्पाँडर ऑन के रेडियो बटन पर क्लिक करें।
  • फर्स्ट डे में जिस तारिख से आप उपलब्ध नहीं वह डाले।
  • एन्डस में जिस तारिख तक आप उपलब्ध नहीं वह डाले।
  • विषय में आपकी उपलब्धता (out of office, out of town etc…) के बारेमें लिखें।
  • मॅसेज बॉडी में संदेश का मसौदा लिखे जिससे पता चले की आप छुट्टी पर हैं।

देवनागरी टाईपिंग :

जी-मेल में देवनागरी में टाईप करने की सुविधा उपलब्ध हैं। इस हेतु किसी विशिष्ठ सॉफ्टवेअर की आवश्यकता नहीं होती। हम जैसे इंग्लिश में टाईप करते हैं, उसे जी-मेल वैसे के वैसे देवनागरी में टाईप करता हैं।
उदाहरण के लिए

  • Nikhil लिखने पर देवनागरी में ‘निखिल’ लिखा जाता हैं।
  • Waagh लिखने पर ‘वाघ’ लिखा जाता हैं।

    इसे transliteration ट्रान्सलिटरेशन कहा जाता हैं।

Email_3 (ई-मेल-3)

Email_3 (ई-मेल-3)

होम-पेज पर दाँयी ओर ऊपर ‘अ’ का बटन दिखेगा। उस पर क्लिक करें।
अब कम्पोज बटन पर क्लिक करे, ई-मेल लिखने हेतु नई विन्डो खुलेगी। aataa ऐसा इंग्लिश में टाईप करते ही देवनागरी में कई ऑप्शन्स दिखेंगे उस में से ‘आता’ यह सही ऑप्शन चुनना है।
इस प्रकार पूरा मेल देवनागरी में लिखा जा सकता हैं। ई-मेल का विषय भी देवनागरी में लिखा जा सकता है।
केवल जिस व्यक्ति को ई-मेल भेजना है उस व्यक्ति का ई-मेल एड्रेस इंग्लिश में लिखना होगा। इस हेतु पुन: ‘अ’ पर क्लिक करने पर देवनागरी में रूपान्तरण रूक जायेगा।

क्रमश:…

भाग १भाग २ भाग ४ भाग ५

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